اشتباه در ثبت محتویات اسناد، ممنوع!
دقت و سرعت در انجام کارها، ضرورت حیاتی برای همه دستگاه‌ها و ادارات است و درصورتیکه این‌مهم به‌هر‌دلیلی نادیده گرفته شود، روند خدمت‌رسانی به مردم و ارباب رجوع با مشکل روبه‌رو خواهد شد. مسئله دقت و سرعت برای دستگاه‌هایی که روزانه با تعداد بیشتری‌از مراجعه‌کنندگان سر‌و‌کار دارند از اهمیت بیشتری برخوردار است؛ زیرا فعالیت‌های مثبت و منفی آنها با رضایت یا عدم رضایت طیف بیشتری‌از مردم روبه‌رو خواهد شد. دقت در‌هر‌فعالیتی، اصلی مهم در رضایتمندی مردم و ارباب رجوع است و درصورتیکه این‌اصل به‌هر‌دلیلی رعایت نشود، وقت و هزینه‌های فرد و دستگاه‌های مربوطه و شاید در طیف وسیع‌تر، یک کشور را ضایع کند. دقت در نوشتن محتویات اسناد و پرونده‌ها از ضرورت‌های فعالیت در‌این‌بخش‌هاست و چنانچه در‌هر‌مرحله‌ای نسبت‌به نگارش صحیح محتویات پرونده شامل مشخصات فرد و همچنین متن آن اشتباهی رخ دهد، مشکلات زیادی برای صاحب آن و سپس دستگاه مربوطه به‌وجود خواهد آورد. به‌طور قطع، راه رسیدن به حداکثر بهره‌وری در ادارات و دستگاه‌ها، به‌کارگیری افراد آموزش‌دیده، صبور و تواناست که چنانچه غیر‌از‌این باشد، قطعا نه ارباب رجوع با رضایت محل را ترک خواهند کرد و نه سازمان مربوطه به اهدافش خواهد رسید. ضرر، زیان و ناخشنودی طرفین قطعا به‌آنها محدود نخواهد شد؛ بلکه می‌تواند صدماتی به بیت‌المال وارد کند که در‌هر‌صورت باید جلوی آن، گرفته شود. همه ما به‌هرحال کارمان به یکی‌از‌همین‌ادارات کشیده شده و قطعا در‌کنار فعالیت‌های مثبت و خوب همین‌دستگاه‌ها، برخی‌از فعالیت‌هایی‌که ارباب‌رجوع را آزار دهد را در همین‌مکان‌ها شاهد بوده‌ایم. به‌تازگی برای یک کار ثبتی به یکی‌از دفاتر اسناد رسمی مراجعه کردم. همان‌دفتر در‌ابتدا از‌من خواست مبلغی به‌صورت نقدی برای انجام آن‌کار به‌آنان بدهم. بعد‌از گذشت دو‌روز، دو پیامک برای من ارسال شد که در‌آن رقم مبلغ دریافت‌شده ذکر شده بود. وقتی مبلغ دو پیامک را جمع کردم، متوجه شدم که رقم آن، کمتراز مبلغی‌ست که از‌من دریافت شده است. چند‌روز بعد برای دریافت اصل مدرک به دفترخانه یاد‌شده مراجعه کردم و پس‌از رویت مدارک مربوطه متوجه شدم که اسم من اشتباه تایپ شده است. موضوع را گفتم و آنان یک شماره‌نامه به‌من دادند و گفتند که باید به اداره ثبت و اسناد ... در آن‌طرف شهر مراجعه کنم؛ در‌حالی‌که خودشان چنین‌اشتباهی مرتکب شده بودند و به‌طور طبیعی باید آنرا رفع می‌کردند؛ چون همه هزینه‌ها را پرداخت کرده بودم. برای حضور در‌این‌محل دست کم نصف روز وقتم تلف شد. دفترخانه هیچ اطلاعاتی به‌من نداد که برای پیگیری نامه نزد چه‌کسی یا کدام اتاق مراجعه کنم. اداره ثبت اسناد یاد‌شده در چندین‌طبقه با اتاق‌های متعدد و کارکنان زیاد وجود داشتند و ارباب‌رجوع وقتی به محل وارد می‌شد، نمی‌دانست به چه‌کسی مراجعه کند. در‌این‌ساختمان یک‌نفر برای انتقال پرونده به اتاق‌ها رفت‌و‌آمد می‌کرد و پرونده پس‌از ورود به‌اتاق، فقط به‌او داده می‌شد و ارباب‌رجوع پس‌از پایان کار پرونده، باید منتظر آمدن آن‌فرد می‌ماند. با‌اینکه شماره‌نامه دفترخانه را ارائه داده بودم؛ اما زمان زیادی گذشت تا پرونده‌ام پیدا شود. پس‌از پرس‌و‌جوهای مختلف که از دبیرخانه تا بایگانی ادامه داشت، سرانجام گفتند که برو؛ شاید پرونده‌ات در بایگانی باشد! وقتی مشکل پرونده را به مسئول بایگانی گفتم، او یک پوشه پر‌از نامه‌های دفاتر اسناد مختلف مردم شهر را در‌اختیار من گذاشت و گفت: «بگرد و پرونده‌ات را پیدا کن!» بار اول که تمام پرونده‌ها را تک‌به‌تک نگاه کردم، پرونده را پیدا نکردم که با راهنمایی مسئول بایگانی، دوباره گشتم و برگه نخست پرونده‌ام که برخلاف سایر پرونده‌ها هیچ توضیحی نداشت، پیدا کردم و مسئول انتقال، آنرا به اتاق رئیس ثبت برد. در‌کنار اتاق رئیس اداره برای پاراف نامه مدت زیادی منتظر ماندم؛ وقتی دیدم که خبری از پرونده نیست، به اتاقش رفتم. رئیس؛ مردی خوش‌برخورد و صبور بود و وقتی موضوع پرونده را تشریح کردم، پرونده‌های میز خود‌را نگاه کرد و گفت که چنین‌پرونده‌ای اینجا نیست. دوباره به مسئول انتقال پرونده‌ها مراجعه کردم و پس‌از‌مدتی فهمیدم که او پرونده‌ها را به بخش مورد نظر برده است. وقتی به‌آن بخش مراجعه کردم، مسئول مربوطه به‌من گفت که اشتباه پرونده شما از‌طرف دفتر اسناد رسمی سر زده؛ بنابراین ما نمی‌توانیم کاری انجام دهیم! او در مقابل نگرانی‌های من در‌باره اینکه شاید در‌آینده برای انتقال مورد معامله، مشکلی به‌وجود آید، گفت: «فکر نمی‌کنیم مشکلی به‌وجود آید. ما، در جریان هستیم». او البته نگفت که آیا چند‌سال دیگر خودش و رئیس یاد‌شده در‌این‌جایگاه و مسئولیت باقی خواهند ماند تا اگر من به مشکلی برخورد کنم، کمکم کنند! در‌حالی‌که هیچ نوشته‌ای نیز ندارم و این‌سئوال برای من مطرح بود که در‌این‌پرونده در‌جریان‌بودن آنان چه‌مشکلی از‌من رفع می‌کند. با‌این‌پاسخ‌ها قانع نشدم و دوباره به اتاق رئیس رفتم و موضوع را گفتم. رئیس به مسئول مربوطه زنگ زد و مسئول یاد‌شده همان‌چیزی که به‌من گفته بود، به رئیس انتقال داد. رئیس بعد‌از پایان مکالمه، همان حرف‌های مسئول مربوطه را به‌من زد و گفت: «نباید مشکلی پیش بیاید». من در‌آن‌روز به‌صورت تصادفی با دو‌مورد از‌این‌نوع‌اشتباهات برخورد کردم؛ در‌حالی‌که با کمی دقت این‌اشتباهات رخ نمی‌داد و این‌همه هزینه و وقت شهروندان و کارکنان آن‌اداره صرف نمی‌شد. رسیدگی به خیلی‌از‌کارها و پرونده‌ها در‌همین‌ادارات در زمان‌های خیلی‌کوتاه میسر است؛ اما روزها و ساعت‌های بیشتری برای به‌نتیجه‌رسیدن آن صرف می‌شود. این صرف وقت و هزینه قطعا نارضایتی ارباب‌رجوع را به‌همراه دارد؛ اما نباید گفت: «چون کسی شکایت نمی‌کند، همه کارهای آن‌اداره به‌درستی انجام می‌شود». خیلی‌از‌همین‌نارضایتی‌ها به‌شکایت کشیده نمی‌شود؛ ارباب‌رجوع وقت نمی‌گذارد تا شکایتی تنظیم کند؛ زیرا آنرا وقت‌گیر و در‌آخر نیز بی‌نتیجه می‌داند و شاید تصور کند کارهایش به‌خاطر همین‌شکایت، با مشکلات دیگری نیز روبه‌رو شود.
علی حبیبی/ ایرنا