مصائب کارهای اداری
سلامت اداری، از پیشرفت و توسعه یک جامعه حکایت می‌کند و بدون داشتن چنین نظام اداری سالم، انجام بسیاری‌از کارها و فعالیت‌ها به‌تاخیر می‌افتد یا دست کم پیشرفت جامعه با موانع اساسی روبه‌رو خواهد شد. به‌عبارتی چنانچه در جامعه‌ای نظام اداری سالم وجود نداشته باشد، کارها، فعالیت‌ها و طرح‌های بزرگ‌و‌کوچک به سرانجام مطلوب نخواهد رسید و حرکت‌های بزرگ در فرایند کاغذبازی اداری، محو خواهد شد. در‌این‌نظام، شایسته‌سالاری رخت‌بر‌می‌بندد، روابط بر ضوابط حاکم می‌شود و همین‌مسئله سد راه پیشرفت و توسعه یک منطقه و حتی یک کشور خواهد شد. در‌این‌میان ممکن است به‌خاطر همین بروکراسی اداری، خیلی‌از استعدادها و نبوغ افراد، فرصت رشد پیدا نکند و جامعه از رشد متوازن، فاصله بگیرد. هرچند قابل پذیرش است که برای انجام هر کار و فعالیتی در جامعه توسعه‌یافته و در‌حال توسعه، باید ضوابطی رعایت شود؛ اما وقتی این‌فرایند به یک معضل دست‌و‌پاگیر تبدیل شود، تمام برنامه‌های توسعه با ناکامی روبه‌رو خواهد شد. در بحث نظام اداری انتظار این‌است‌که دست کم مراکز تحقیقاتی، دانشگاهی و دستگاه‌های مشابه، کمتر خود را در موضوعات بروکراسی اداری سرگرم کنند؛ زیرا این‌مراکز، منادی آموزش و تربیت جامعه هستند و شاید یکی‌از موارد آموزش آنها نیز، آسیب‌های نظام اداری غیر‌سالم باشد. چگونه است که دانشگاهی به دانشجوی خود آموزش می‌دهد که مثلا بروکراسی و کاغذبازی اداری، پدیده خوبی نیست؛ اما در زیرمجموعه همین‌دستگاه، بروکراسی تا عمق لایه‌های اداری آن نفوذ پیدا کرده و انجام یک کار اداری ساده، روزها و حتی ماه‌ها به‌طول می‌انجامد. به‌طور قطع وقتی ارباب رجوع، با چنین مرکزی روبه‌رو می‌شود، انتظارات او بیشتر خواهد شد؛ زیرا دانشگاه دارای تجربیات گوناگون در زمینه‌های مختلف ازجمله فرایند اداری‌ست بنابر‌این تصور می‌کند بهترین روش با کمترین فرایند اداری، در آن در‌جریان است؛ اما همین‌فرد با ورود به‌این‌محل در فرایند به‌ثمر‌رسیدن یک نامه اداری، روند دیگری را مشاهده می‌کند. برای نمونه، موضوعی اداری را که در دانشگاهی معتبر رخ داده تشریح می‌کنم؛ دانشجو ترم آخر یکی‌از رشته‌های کارشناسی ارشد این‌دانشگاه را می‌گذراند و بر‌اساس ضوابط، نیمی‌از هشت‌واحد باقی‌مانده در ترم آخر را می‌تواند به‌عنوان میهمان در دانشگاهی دیگر طی کند. بالاخره پس‌از پیگیری‌های فراوان، مقرر می‌شود که چهار‌واحد را به‌صورت میهمان در دانشگاه دیگری بگذراند. این‌چهار‌واحد، با نامه دانشکده مبداء به‌صورت میهمان در دانشگاه دیگر گذرانده می‌شود و بعداز برگزاری امتحانات، عین کارنامه و نمرات چهار‌واحد یاد‌شده به دانشگاه مبداء فرستاده می‌شود. برای ورود دانشجو جهت تسویه‌حساب، فقط وارد‌کردن این‌نمرات در سامانه جامع الکترونیکی می‌ماند که به‌طور طبیعی زمان این‌کار بیش‌از چند‌دقیقه طول نخواهد کشید؛ اما قبل‌از‌آن باید رئیس آموزش دانشکده نامه یاد‌شده را تائید کند. تائید این‌نامه، حدود دو‌هفته طول می‌کشد و رئیس دانشکده هرچند در محل کار خود حضور دارد؛ اما به‌هر‌دلیلی نامه در‌اختیار وی قرار نمی‌گیرد. با امضای نامه، باید نمرات در سامانه ثبت شود. چند‌روز این‌کار صورت نمی‌گیرد. حدود یک‌هفته به تلفن مسئول دفتر واحد مربوطه به‌طور مداوم تماس گرفته می‌شود؛ اما چند‌روز‌بعد، یک‌نفر گوشی را بر‌می‌دارد و می‌گوید که فرد مورد نظر در ساختمان دیگر دانشکده مشغول فعالیت است و اصلا آنجا تلفن ندارد و معلوم نیست که کی اینجا می‌آید و فقط این‌امیدواری را داد که می‌آید! در‌این‌مرحله، مراجعه حضوری فایده‌ای ندارد. تماس‌ها همچنان هر‌روز ادامه می‌یابد تا اینکه بالاخره یک‌روز پاسخ تلفن را می‌دهد و درباره پیگیری نامه از او سئوال پرسیده می‌شود. او بالاخره پاسخ داد که کار، انجام شده است. دانشجو، با خوشحالی به سامانه ثبت نمرات دانشگاه مراجعه می‌کند؛ اما در‌کمال ناباوری مشاهده می‌کند که فقط نمره دو واحد درسی در سامانه ثبت شده است؛ درحالیکه کد و عنوان درسی همان دو واحد ثبت‌شده نیز اشتباه بوده و نام و کد درسی که قبلا گذارنده شده بود، دوباره ثبت شده است. روز بعد موضوع پیگیری می‌شود و مسئول مربوطه گفت که سایت، کد دو واحد دیگر شما را قبول نمی‌کند. به‌هر‌حال پس‌از روزها پیگیری مقرر شد که کارمند دیگری، از مرخصی بیاید تا موضوع را از‌طریق استاد دیگر حل کند؛ اما نگفت که چگونه این‌مسئله قابل رفع است. حالا بیش‌از یک‌ماه از‌این‌قضیه سپری می‌شود و مشکل حل نشده؛ درحالیکه تاکنون مراجعه حضوری نیز تاثیری در پیشرفت کارها نداشته است و در موارد مشابه دیگر نیز مشکلات به‌سختی در‌این‌مرکز برطرف شده یا اصلا رفع نشده است. این‌موضوع نشان می‌دهد که فرایند اداری در‌برخی‌از‌ادارات ما زیاد رضایت‌بخش نیست و کارها به‌کندی صورت می‌گیرد؛ این‌مسئله هم وقت شهروندان را تلف می‌کند، هم هزینه‌های مالی را بالا می‌برد و هم بر مشکلات ترافیک می‌افزاید. این شاید مسئله‌ای کوچک در‌میان مشکلات بزرگ فرایند کارهای اداری در جامعه ما محسوب شود؛ اما اگر مشکلات کوچک رفع نشود، تبدیل به مسائل بزرگ می‌شود که برطرف‌کردن آن، به وقت و هزینه‌های بیشتری نیازمند خواهد بود. خیلی‌از کارهای اداری به‌خاطر اطلاع‌رسانی‌نکردن صحیح ادارات، ناشی می‌شود؛ درحالیکه اکنون اغلب ادارات دارای سایت هستند و می‌توانند از‌این‌طریق اطلاع‌رسانی کنند تا مردم حتی در منزل برای پیگیری کارهای اداری خود و مدارکی که مورد نیاز است، آگاهی یابند. مشکل اداری خیلی‌از‌ادارات مربوط به سال‌های اخیر نیست؛ بلکه عارضه‌ای‌ست که از دهه‌های قبل به‌ما رسیده و هنوز‌هم ادامه دارد؛ اما قرار نیست که برای همیشه باقی بماند. باید راهکاری اندیشید که این‌بروکراسی‌ها کاهش یابد یا از‌بین برود؛ زیرا ادامه آن عقلانی به‌نظر نمی‌رسد. فرایند طولانی اداری، هزینه‌های مالی و روحی جامعه را بالا می‌برد و شایسته این‌است‌که هرکس در‌هر‌جایی که حضور دارد، کارها را به‌درستی انجام دهد و نسبت‌به رفع مشکل ارباب رجوع، احساس مسئولیت بیشتری کند که این، رضایت خدا و مردم را در‌پی دارد.
علی حبیبی/ ایرنا